Das Gefahrstoffkataster – rechtlich Gefahrstoffverzeichnis – ist die strukturierte Übersicht aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe. Die Gefahrstoffverordnung verpflichtet Arbeitgeber, ein solches Verzeichnis zu führen und den Beschäftigten zugänglich zu machen. Es bildet die Datenbasis für Gefährdungsbeurteilung, Substitutionsprüfung, Betriebsanweisungen und Unterweisung.

Rechtliche Grundlage und Zweck

Die Gefahrstoffverordnung verlangt, dass der Arbeitgeber ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe führt. Es dokumentiert, welche gefährlichen Stoffe und Gemische überhaupt vorhanden sind, wo sie eingesetzt werden und in welchen Mengen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welche Gefährdungen bestehen und welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Ohne vollständiges Verzeichnis ist eine belastbare Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen praktisch nicht möglich.

Die Verordnung sieht eine Erleichterung vor: Ergibt die Gefährdungsbeurteilung eine nur geringe Gefährdung und sind die getroffenen Maßnahmen ausreichend, kann auf das Verzeichnis verzichtet werden. In der Praxis lohnt sich dieser Verzicht selten, denn schon wenige Reinigungsmittel, Klebstoffe, Kraftstoffe oder Druckgase führen dazu, dass die Voraussetzung nicht mehr erfüllt ist. Für Betriebe in Nordrhein-Westfalen gehört das Verzeichnis zu den Unterlagen, die bei einer Kontrolle durch die Bezirksregierung regelmäßig eingesehen werden. Fehlt es, ist das für die Aufsicht in aller Regel ein Hinweis darauf, dass auch die übrige Gefahrstofforganisation lückenhaft ist, und führt fast immer zu einer vertieften Prüfung.

Pflichtangaben und Aufbau

Das Verzeichnis enthält mindestens die Bezeichnung des Gefahrstoffs, die Einstufung beziehungsweise Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften, Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen und die Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte mit dem Stoff umgehen können. Ergänzend wird auf das zugehörige Sicherheitsdatenblatt verwiesen. Mehr verlangt die Verordnung nicht, mehr ist aber häufig sinnvoll.

Bewährt hat sich eine Tabelle, die zusätzlich Hersteller oder Lieferant, Verwendungszweck, Lagerort und Lagerklasse, H- und P-Sätze, Signalwort und Piktogramme, Arbeitsplatzgrenzwert, die Nummer der Betriebsanweisung und den Stand der Substitutionsprüfung enthält. Damit wird aus einer Pflichtliste ein Arbeitsinstrument: Einkauf, Lager, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Führungskräfte greifen auf dieselbe Quelle zu. Für Kleinbetriebe genügt eine gepflegte Tabellenkalkulation, größere Betriebe nutzen Gefahrstoffdatenbanken mit automatischer Aktualisierung. Eine eindeutige laufende Nummer je Eintrag zahlt sich schnell aus, weil sich damit Betriebsanweisungen, Lagerorte und Unterweisungsnachweise sauber verknüpfen lassen.

Daten erheben und aktuell halten

Die wichtigste Datenquelle ist das Sicherheitsdatenblatt, das der Lieferant kostenlos und in deutscher Sprache bereitstellen muss. Die Abschnitte 1 bis 3, 8, 9 und 15 liefern den Großteil der benötigten Angaben. Ergänzend gehört eine physische Bestandsaufnahme dazu: eine Begehung von Lagern, Werkstätten, Laboren, Reinigungsräumen und Fahrzeugen, denn erfahrungsgemäß befinden sich dort Produkte, die nie über den offiziellen Einkauf beschafft wurden.

Damit das Verzeichnis aktuell bleibt, braucht es einen definierten Prozess. Bewährt ist eine Freigaberegel: Neue Gefahrstoffe dürfen nur beschafft werden, wenn vorab das Sicherheitsdatenblatt vorliegt, die Substitution geprüft wurde und der Eintrag im Verzeichnis erfolgt ist. Zusätzlich wird das Verzeichnis mindestens jährlich überprüft, ebenso anlassbezogen bei neuen Produkten, geänderten Sicherheitsdatenblättern, Verfahrensänderungen oder der Auslistung eines Stoffes. Ein Feld für das Datum der letzten Prüfung macht die Pflege nachvollziehbar.

Verbindung zu Gefährdungsbeurteilung und Substitution

Das Verzeichnis ist der Einstieg, nicht das Ziel. Aus ihm heraus wird für jede Tätigkeit mit Gefahrstoffen die Gefährdungsbeurteilung erstellt: Wie hoch ist die Exposition, welche Aufnahmewege bestehen, welche Arbeitsplatzgrenzwerte sind einzuhalten, welche Brand- und Explosionsgefährdungen entstehen. Bei krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Stoffen gelten zusätzliche Anforderungen an Dokumentation und Aufbewahrung von Expositionsdaten.

Ein oft übersehener Punkt ist die Substitutionsprüfung: Der Arbeitgeber muss prüfen, ob ein gefährlicher Stoff durch einen weniger gefährlichen ersetzt werden kann, und das Ergebnis dokumentieren – auch dann, wenn eine Substitution nicht möglich ist. Das Verzeichnis eignet sich hervorragend, um diesen Status je Stoff festzuhalten. Aus dem Verzeichnis leiten sich außerdem die Betriebsanweisungen und die jährliche mündliche Unterweisung der Beschäftigten ab.

Zugänglichkeit und typische Fehler

Das Verzeichnis muss den Beschäftigten und ihrer Interessenvertretung zugänglich sein. Zugänglich bedeutet nicht, dass jeder eine Kopie erhält, wohl aber, dass der Zugang ohne Hürden möglich ist – etwa über ein Intranetverzeichnis, einen Ordner im Meisterbüro oder einen Aushang mit Hinweis auf den Ablageort. In der Unterweisung sollte ausdrücklich erklärt werden, wo Verzeichnis und Sicherheitsdatenblätter zu finden sind.

Häufige Mängel sind veraltete Sicherheitsdatenblätter, fehlende Kleinmengen aus dem Baumarkt, nicht erfasste Reinigungs- und Desinfektionsmittel, unvollständige Angaben zu Arbeitsbereichen sowie Verzeichnisse, die zwar existieren, aber niemandem bekannt sind. Ebenfalls kritisch: Stoffe, die längst ausgelistet wurden, bleiben im Verzeichnis stehen und blähen es auf. Eine jährliche Bereinigung gemeinsam mit den Bereichsverantwortlichen hält das Kataster schlank und glaubwürdig. Ein weiterer wiederkehrender Punkt sind umgefüllte Gefahrstoffe in unbeschrifteten Flaschen oder ehemaligen Getränkebehältern; das ist nicht nur ein Kennzeichnungsverstoß, sondern eine reale Vergiftungsgefahr und gehört ausdrücklich in Unterweisung und Betriebsanweisung.

Ist ein Gefahrstoffkataster Pflicht?

Ja, die Gefahrstoffverordnung verlangt ein Verzeichnis der verwendeten Gefahrstoffe. Nur bei nachweislich geringer Gefährdung und ausreichenden Schutzmaßnahmen kann darauf verzichtet werden. Diese Ausnahme greift in der Praxis selten.

Welche Angaben muss das Verzeichnis enthalten?

Mindestens die Bezeichnung des Gefahrstoffs, Angaben zur Einstufung beziehungsweise zu den gefährlichen Eigenschaften, die verwendeten Mengenbereiche und die Arbeitsbereiche mit möglichem Kontakt. Ein Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt gehört ergänzend dazu.

Wie oft muss das Kataster aktualisiert werden?

Anlassbezogen bei jedem neuen oder ausgelisteten Produkt, bei geänderten Sicherheitsdatenblättern und bei Verfahrensänderungen. Zusätzlich empfiehlt sich eine vollständige Überprüfung mindestens einmal im Jahr.

Wer muss Zugang zum Gefahrstoffkataster haben?

Alle betroffenen Beschäftigten und ihre Interessenvertretung. Der Zugang kann über Intranet, einen definierten Ablageort oder Aushang geregelt werden; wichtig ist, dass die Beschäftigten wissen, wo sie das Verzeichnis finden.

Reichen die Sicherheitsdatenblätter als Kataster aus?

Nein. Ein Ordner mit Sicherheitsdatenblättern ersetzt das Verzeichnis nicht, weil ihm die betrieblichen Angaben zu Mengenbereichen und Arbeitsbereichen fehlen. Die Sicherheitsdatenblätter sind die Datenquelle, das Verzeichnis die betriebliche Auswertung.

Quelle: Gefahrstoffverordnung im Volltext (Gesetze im Internet)