Die Arbeitsfreigabe ist ein schriftliches Verfahren, mit dem besonders gefährliche Arbeiten erst nach Prüfung und Festlegung von Schutzmaßnahmen begonnen werden dürfen. Bekannt ist sie als Erlaubnisschein, Schweißerlaubnis oder Befahrerlaubnis. Sie ist das wichtigste Instrument, um Instandhaltungs- und Fremdfirmenarbeiten sicher zu organisieren.

Was eine Arbeitsfreigabe leistet

Bei einer Arbeitsfreigabe wird vor Arbeitsbeginn schriftlich festgehalten, welche Tätigkeit an welchem Ort ausgeführt wird, welche Gefährdungen bestehen, welche Schutzmaßnahmen getroffen wurden und wer die Arbeit freigibt. Der Sinn liegt in der Zwangspause: Das Verfahren unterbricht die Routine und zwingt alle Beteiligten, die konkrete Situation zu bewerten, statt auf allgemeine Regeln zu vertrauen. Gerade bei Instandhaltungsarbeiten, die selten und unter Zeitdruck stattfinden, verhindert das schwere Unfälle.

Ein zweiter Zweck ist die Koordination. Bei gefährlichen Arbeiten treffen häufig mehrere Gewerke, Fremdfirmen und Betriebsbereiche aufeinander; typische Unfallursachen sind das unerwartete Wiedereinschalten einer Anlage, Arbeiten übereinander oder das Zusammentreffen von Heißarbeiten mit brennbaren Stoffen. Die Freigabe legt fest, wer wann worauf zugreifen darf, und macht diese Absprache für alle nachvollziehbar. Rechtlich stützt sie sich auf die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung, die Koordinationspflicht bei Fremdfirmeneinsatz und die Regelwerke der Unfallversicherungsträger, die für Heißarbeiten und für Arbeiten in engen Räumen ausdrücklich schriftliche Erlaubnisverfahren vorsehen.

Wann eine Freigabe erforderlich ist

Typische freigabepflichtige Arbeiten sind Heißarbeiten wie Schweißen, Schneiden, Löten, Trennschleifen und Auftauen außerhalb dafür eingerichteter Bereiche, Arbeiten in Behältern, Silos, Schächten und engen Räumen, Arbeiten an oder in der Nähe elektrischer Anlagen, Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen, Arbeiten mit Absturzgefahr, Arbeiten an Rohrleitungen mit gefährlichen Stoffen sowie Grabarbeiten im Bereich erdverlegter Leitungen.

Welche Arbeiten im eigenen Betrieb freigabepflichtig sind, legt die Gefährdungsbeurteilung fest; das Ergebnis gehört in eine verbindliche Betriebsregelung. Sinnvoll ist eine Positivliste, die für jede Tätigkeit angibt, welches Formular zu verwenden ist und wer freigeben darf. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung: Werden zu viele Routinetätigkeiten freigabepflichtig, verkommt das Verfahren zur Unterschriftensammlung und verliert seine Wirkung. Der Fokus gehört auf Arbeiten mit hohem Schadenspotenzial.

Inhalte des Erlaubnisscheins

Ein vollständiger Erlaubnisschein benennt Auftraggeber und ausführende Firma, die genaue Beschreibung und Örtlichkeit der Arbeit, den Zeitraum der Gültigkeit, die ermittelten Gefährdungen und die festgelegten Schutzmaßnahmen. Dazu gehören technische Maßnahmen wie Freischalten, Entleeren, Spülen, Inertisieren, Abschottung brennbarer Materialien, Lüftung und Messungen der Atmosphäre, organisatorische Maßnahmen wie Absperrungen, Sicherungsposten und Kommunikationsregeln sowie die vorgeschriebene persönliche Schutzausrüstung.

Ergänzt wird der Schein um Angaben zu Notfallmaßnahmen: Rettungskonzept, Alarmierungsweg, Standort von Löscheinrichtungen und Erste-Hilfe-Material sowie die Rufnummer der zuständigen Stelle. Bei Heißarbeiten gehört die Brandwache mit definierter Nachkontrollzeit dazu, bei Arbeiten in engen Räumen die kontinuierliche Überwachung durch einen Sicherungsposten und die Freimessung der Atmosphäre. Alle Beteiligten bestätigen mit Unterschrift, dass sie die Festlegungen kennen und einhalten.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Freigabe erteilt eine dafür benannte Person des Betreibers, häufig der Anlagen- oder Bereichsverantwortliche. Sie kennt die Anlage, kann sie sicher außer Betrieb nehmen und trägt die Verantwortung dafür, dass der beschriebene Zustand tatsächlich hergestellt ist. Die ausführende Person oder Firma bestätigt, dass sie die Festlegungen verstanden hat, über die notwendige Qualifikation verfügt und die Arbeiten nur im freigegebenen Umfang ausführt.

Beim Einsatz von Fremdfirmen kommt die Koordinationspflicht hinzu: Der Auftraggeber muss die Fremdfirma über die betrieblichen Gefahren informieren, die Arbeiten mit den eigenen Abläufen abstimmen und bei gegenseitiger Gefährdung eine koordinierende Person benennen, die auch weisungsbefugt ist. Sicherungsposten und Brandwachen sind namentlich zu bestimmen, in ihre Aufgabe einzuweisen und dürfen währenddessen keine andere Tätigkeit ausführen. Alle beteiligten Personen sollten auf dem Schein mit Namen und Funktion aufgeführt sein.

Ablauf, Rückgabe und Dokumentation

Der Ablauf folgt einer festen Kette: Antrag durch den Ausführenden, Ortsbesichtigung und Gefährdungsbeurteilung, Festlegung der Maßnahmen, Herstellung des sicheren Zustands, Kontrolle vor Ort, Unterschrift und Freigabe, Ausführung unter Überwachung, Abschluss mit Nachkontrolle und formale Rückgabe. Wird die Arbeit unterbrochen oder verändern sich die Bedingungen, verliert die Freigabe ihre Gültigkeit und das Verfahren beginnt erneut. Freigaben gelten immer nur befristet, in der Regel für eine Schicht.

Die Rückgabe ist der am häufigsten vernachlässigte Schritt. Bei Heißarbeiten muss die Brandwache eine ausreichende Nachkontrollzeit einhalten, weil Glutnester sich erst Stunden später bemerkbar machen. Bei Anlagenarbeiten sind Schutzeinrichtungen wieder zu montieren, Absperrungen zurückzubauen und Freischaltungen aufzuheben, bevor die Anlage freigegeben wird. Der abgeschlossene Erlaubnisschein wird archiviert; die Aufbewahrung über mehrere Jahre ist üblich, weil er im Schadensfall der zentrale Nachweis für die getroffenen Schutzmaßnahmen ist. Eine kurze Auswertung der Scheine einmal im Jahr lohnt sich: Sie zeigt, welche Arbeiten besonders häufig freigegeben werden, und liefert damit Hinweise darauf, wo sich eine dauerhafte technische Lösung mehr lohnt als ein wiederkehrendes Erlaubnisverfahren.

Ist eine Arbeitsfreigabe gesetzlich vorgeschrieben?

Ein allgemeiner Paragraf mit dem Wort Arbeitsfreigabe existiert nicht. Die Pflicht ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung, der Koordinationspflicht beim Fremdfirmeneinsatz und aus Regelwerken der Unfallversicherungsträger, die für Heißarbeiten und Arbeiten in engen Räumen ausdrücklich schriftliche Erlaubnisverfahren vorsehen.

Wer darf eine Arbeitsfreigabe erteilen?

Eine vom Arbeitgeber benannte, fachkundige und weisungsbefugte Person des Betreibers, meist der Anlagen- oder Bereichsverantwortliche. Die Benennung sollte schriftlich erfolgen und Vertretungsregelungen enthalten.

Wie lange gilt ein Erlaubnisschein?

Nur für den darauf angegebenen Zeitraum, üblicherweise eine Schicht oder einen Arbeitstag. Ändern sich die Bedingungen oder wird die Arbeit unterbrochen, ist die Freigabe neu zu erteilen.

Was gehört bei Heißarbeiten in die Freigabe?

Entfernen oder Abdecken brennbarer Stoffe, Abdichten von Öffnungen, Bereitstellung geeigneter Löschmittel, Benennung einer Brandwache, Festlegung der Nachkontrollzeit, gegebenenfalls Abschaltung und spätere Wiederinbetriebnahme von Brandmeldeanlagen sowie die Alarmierungswege.

Gilt das Verfahren auch für eigene Mitarbeitende?

Ja. Die Freigabe orientiert sich an der Gefährdung, nicht an der Vertragsform. Eigene Instandhalter sind bei Heißarbeiten oder Arbeiten in engen Räumen denselben Risiken ausgesetzt wie Fremdfirmen und benötigen dieselben Festlegungen.

Quelle: Arbeitsschutzgesetz – Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber (Gesetze im Internet)